Warum Freelancer ihre Zeit auf Projektebene erfassen sollten

Arbeitszeit zu protokollieren als Freelancer ist weit mehr als eine lästige Pflicht – es ist ein wichtiges Werkzeug für eine detaillierte und korrekte Abrechnung, zur Optimierung der eigenen Arbeitsweise und kann zusätzlich der Selbstfürsorge dienen.

Abrechnung und Transparenz

Der naheliegendste Grund für die Zeiterfassung ist die Abrechnung. Um einem Auftraggeber die korrekte Anzahl an Stunden in Rechnung zu stellen, musst du nachvollziehen können, wie viel Zeit tatsächlich geleistet wurde. Besonders bei stundenbasierter Vergütung ist das entscheidend. Darüber hinaus lohnt es sich, die Zeit auch auf Aufgabenebene zu erfassen. So kannst du deinen Kunden nicht nur eine Gesamtsumme, sondern auch eine transparente Übersicht darüber geben, wie viel Aufwand in einzelne Arbeitsschritte geflossen ist. Damit schaffst du Vertrauen und Transparenz – für dich selbst und gegenüber deinem Auftraggeber.

Bessere Projektkalkulation

Je detaillierter du deine Zeit protokollierst, desto präziser kannst du in Zukunft kalkulieren. Wenn du vor einem Projekt eine Aufwandsschätzung abgeben musst, kannst du auf deine Erfahrungswerte zurückgreifen. Aus vergangenen Projekten lernst du, welche Aufgaben besonders zeitintensiv sind – und gibst so künftig verlässlichere Kostenvoranschläge ab.

Nachweis bei Problemen

Es kann vorkommen, dass Auftraggeber die abgerechneten Stunden anzweifeln. Wenn du deine Arbeitszeit sorgfältig protokollierst, kannst du im Zweifelsfall lückenlos belegen, welche Tätigkeiten wie viel Zeit beansprucht haben. Diese Art des Nachweises zeugt zum einen von Professionalität und ist zum anderen deine Absicherung gegenüber unbegründeten Anschuldigungen.

Kontrolle der eigenen Arbeitszeit

„Selbst und ständig“ – ein Spruch, den viele Selbstständige nur zu gut kennen. Ohne klare Grenzen besteht die Gefahr, dass Arbeit und Freizeit verschwimmen. Eine Zeiterfassung hilft dir, deine Arbeitszeit im Blick zu behalten und dir bewusst Grenzen zu setzen. Nur wer nicht permanent überarbeitet ist, bleibt langfristig produktiv, kreativ und gesund.

Optimierung der eigenen Arbeitsweise

Durch die Zeiterfassung auf Tätigkeitsebene lernst du deine eigene Arbeitsweise besser kennen. Vielleicht stellst du fest, dass bestimmte Tätigkeiten dich unverhältnismäßig lange aufhalten oder dass du zu bestimmten Tageszeiten produktiver bist. Diese Erkenntnisse helfen dir, deine Abläufe zu optimieren und deine Zeit effizienter einzusetzen.

Klare Abgrenzung von unbezahlter Arbeit

Viele Freelancer erledigen nebenbei Aufgaben, die nicht direkt vergütet werden – zum Beispiel E-Mails beantworten, Angebote schreiben oder Meetings vorbereiten. Wenn du deine Zeit konsequent erfasst, wirst du dir bewusst, wie viele Stunden in solche Nebentätigkeiten fließen. So kannst du künftig besser entscheiden, welche Arbeiten du in deine Kalkulation einbeziehst oder wie du Grenzen setzt.

Motivation und Fortschrittskontrolle

Zeiterfassung kann auch motivieren: Wenn du schwarz auf weiß siehst, wie viele Stunden du schon in ein Projekt investiert hast, macht das deine Leistung sichtbar. Ein psychologischer Vorteil, der dir hilft, auch bei langfristigen Projekten am Ball zu bleiben.

Wie der ProjectTimeTracker dich unterstützt

Zeiteinträge auf Projektebene erstellen

Mit der ProjectTimeTracker App kannst du deine Arbeitszeit für mehrere Projekte gleichzeitig erfassen. Lege konsequent für jede Tätigkeit einen Zeiteintrag im entsprechenden Projekt in der App an. Dadurch kannst du für Transparenz sorgen und sicherstellen, dass jegliche investierte Zeit protokolliert wird und daraus spielend leicht eine Abrechnung generiert werden kann.

Zeiteinträge exportieren

Die in der App erstellten Zeiteinträge können exportiert werden. Airdroppe dir deine Zeiteinträge vom iPhone direkt auf dein MacBook, lade die Daten in die Cloud oder sende sie dir per Mail zu. Mit Excel oder ähnlichen Tabellentools kannst du die exportierte Datei öffnen und erhältst eine Auflistung deiner Arbeitszeiten als Tabelle. Hiermit hast du einen Nachweis gegenüber deinem Auftraggeber, wann du gearbeitet hast, wie viel du gearbeitet hast und wie viel Zeit in einzelne Aufgaben geflossen ist (sofern du jeden Zeiteintrag mit einem Tag oder Kommentar versehen hast). Probleme mit der Abrechnung sollten damit der Vergangenheit angehören. Außerdem sorgst du so spielend leicht für Transparenz – auch für dich selbst.

Statistik zu deinem Arbeitspensum

Wer als Freelancer arbeitet, hat oft ein sehr unterschiedlich großes und oft stark variierendes Arbeitspensum. Besonders in dieser von Schwankungen geprägten Beschäftigung ist es ratsam, seine Wochen- und Monatsarbeitszeit im Blick zu behalten. Ein Übermaß an Arbeit und der damit einhergehende Stress ist gesundheitsschädlich. Der ProjectTimeTracker stellt deine wöchentliche sowie monatliche Arbeitszeit in einem Diagramm dar. Hiermit hast du einen Überblick über die aktuelle Belastung und kannst schnell Trends erkennen. Nutze dieses Werkzeug zur Selbstfürsorge. Keine Tätigkeit und kein Geld der Welt sind es wert, die eigene Gesundheit aufs Spiel zu setzen.

Statistik zu einzelnen Projekten

Zur Statistik eines Projekts gehört die insgesamt geleistete Arbeitszeit sowie Diagramme zur Arbeitszeit nach Tagen, Wochen, Monaten und Jahren. Deine geleistete Arbeit wird über die App sichtbar, das motiviert. Wenn du konsequent jeden Zeiteintrag mit einem Tag versehen hast (wozu ich ausdrücklich rate), kannst du nun in den Diagrammen ablesen, welche Tätigkeit dich in den letzten Tagen und Wochen besonders beschäftigt hat und wie viel Zeit insgesamt in welche Tätigkeit geflossen ist. Als freiberuflicher Softwareentwickler könntest du beispielsweise Tags erstellen wie „Planung“, „Design“, „Entwicklung“, „Meetings und Absprachen“… Anhand des Tag-Diagramms siehst du, welche Tätigkeit wie viel Raum in deinem Projekt eingenommen hat. Das hilft zum einen für zukünftige Aufwandsschätzungen bei neuen Projekten und kann auch für die Überwachung und Optimierung der eigenen Arbeitsweise genutzt werden. Als Softwareentwickler sollte die Entwicklung der Software im Vordergrund stehen, als Designer das Erstellen von Designs. Wenn plötzlich organisatorische Aufgaben im Balkendiagramm den größten Ausschlag verursachen, ist es dringend angebracht, kritisch zu hinterfragen, ob im Projekt die richtigen Prioritäten gesetzt wurden.

Fazit

Für Freelancer ist Zeiterfassung weit mehr als eine Pflichtübung – sie ist ein strategisches Werkzeug. Sie sorgt für transparente Abrechnung, bessere Kalkulation, Nachweise bei Konflikten, bewusste Arbeitszeitkontrolle, Optimierung der eigenen Prozesse und klare Abgrenzung unbezahlter Arbeit.

Mit dem ProjectTimeTracker erhältst du ein Werkzeug, das diese Vorteile in einer einfach bedienbaren App vereint. So hast du deine Zeit stets im Griff – und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: deine Arbeit.

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