So funktioniert's – ProjectTimeTracker im Überblick

Den ProjectTimeTracker kannst du als gewöhnliche Stempeluhr nutzen oder um Zeiten in einzelnen Projekten im Blick zu behalten.

Und so funktioniert's:

1. Projekt anlegen

Nehmen wir an, du bist Lehrer und möchtest die Zeit für die Unterrichtsvorbereitung erfassen. Erstelle dazu ein neues Projekt mit dem Namen Unterrichtsvorbereitung. Tippe hierzu auf das Plus-Symbol oben rechts.

2. Arbeitszeit erfassen

Beginne jetzt mit deiner ersten Zeiterfassung. Du kannst die Aufzeichnung jederzeit pausieren und fortsetzen. Wenn du fertig bist, tippe auf Anhalten und dann auf Speichern.

3. Eintrag bearbeiten und Tags hinzufügen

Nach dem Speichern kannst du den Eintrag bearbeiten – z. B. den Beginn oder die Dauer ändern. Außerdem kannst du eine Notiz hinzufügen, um zu beschreiben, was du gemacht hast. Auch ältere Einträge lassen sich nachträglich anpassen: Tippe einfach auf den gewünschten Zeiteintrag.

Du kannst deine Zeiteinträge zusätzlich mit Tags versehen. In unserem Beispiel der Unterrichtsvorbereitung lassen sich so Zeitanteile auf einzelne Unterrichtsfächer aufteilen. In der Statistik siehst du dann, wie viel Zeit für welches Fach aufgewendet wurde.

4. Statistische Auswertung ansehen

Tippe auf den Reiter Statistik im unteren Menü, um eine grafische Auswertung deiner Zeiten zu sehen. Die Farben in den Diagrammen repräsentieren die Tags. In der Legende kannst du ablesen, welcher Tag in welcher Farbe dargestellt wird. Um ältere Werte anzuzeigen, wische in den Diagrammen nach rechts.

5. Zeiten exportieren

Erfasste Zeiten kannst du aus der App heraus exportieren – als Grundlage für eine Rechnung, als Nachweis für den Kunden oder zur eigenen Ablage. Tippe dazu in der Statistik auf den Export und wähle eines von fünf Formaten:

• Excel (.xlsx) – eine echte Excel-Mappe mit Datums- und Zahlenwerten und einer Zusammenfassung auf einem eigenen Blatt. Öffnet sich auch in Numbers, Google Sheets und LibreOffice.
• PDF – ein druckbarer Zeitnachweis mit Zusammenfassung pro Projekt.
• Kalender (.ics) – jeder Eintrag als Kalendertermin, importierbar in Apple, Google und Outlook Kalender.
• CSV – Rohdaten mit Zusammenfassung, für Tabellenkalkulationen und Weiterverarbeitung.
• Backup (JSON) – eine vollständige Kopie aller Projekte, Tags und Einträge

Vor dem Export legst du den Zeitraum und die Projekte fest und entscheidest, ob Tags und Notizen Teil der Datei sein sollen. Anschließend kannst du die generierte Datei über das Apple Share Menu auf deinem Gerät speichern oder per Airdrop, E-Mail etc versenden. Der Datenexport ist Teil der Premium-Version.

Mehr als eine Stoppuhr

Neben der reinen Zeiterfassung hat die App weitere Funktionen, die den Alltag erleichtern.

Live Activity auf dem Sperrbildschirm

Während der Timer läuft, siehst du ihn direkt auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island: Projektname, laufende Zeit und Status. So musst du nie erst die App öffnen, um nachzusehen, ob der Timer noch läuft. Ein Tipp auf die Anzeige bringt dich direkt zum laufenden Projekt – dort kannst du die Erfassung anhalten oder fortsetzen.

Time Guard – deine maximale Arbeitszeit

Setze dir ein tägliches Zeitlimit – entweder für das aktuelle Projekt oder projektübergreifend über alle Projekte hinweg. Ein Fortschrittsring neben dem Timer zeigt dir den aktuellen Status und färbt sich rot, sobald du es erreichst. Dann meldet sich die App – und noch einmal 10 Minuten später mit der Erinnerung, die Arbeit für heute ruhen zu lassen.

Das ist bewusst als Schutz vor Selbstausbeutung gedacht, nicht als Ansporn zu mehr Stunden. Die meisten Zeiterfassungs-Tools optimieren auf möglichst viele abrechenbare Stunden – der Time Guard macht das Gegenteil.

Projekte neu sortieren

Du kannst die Reihenfolge deiner Projekte ändern, indem du länger auf ein Projekt tippst und es in der Liste nach oben oder unten ziehst – die meistgenutzten nach oben. Dadurch ändert sich auch auf der Statistikseite die Reihenfolge der Projekte.

Auf dem iPad

Auf dem iPad bekommst du ein echtes Split-View-Layout: links die Projektliste, rechts die Detailansicht – keine aufgeblasene iPhone-App. Mit einer Hardware-Tastatur gehen die wichtigsten Handgriffe direkt über Tastenkürzel:

• ⌘N – neues Projekt
• ⇧⌘N – neuer Zeiteintrag
• ⌘Leertaste – Timer starten und stoppen
• ⌘E – Daten exportieren

Ein Kauf gilt für iPhone und iPad gleichermaßen.

Jetzt downloaden im App Store